Računovodstvo i knjigovodstvo

Dokumenti klijenata prikupljeni, pročitani i spremni za knjigovođu

Računovodstveni ured dobiva jedno mjesto na kojem klijenti predaju dokumente, AI korak koji ih čita i knjigovođu koji potvrđuje prije nego što se išta proknjiži.

Računovodstveni ured, 10 zaposlenih

Automatski pročitan račun

Ulazni račun 0412.pdf

Portal za klijente · učitan jutros

Polja se čitaju iz dokumenta i uspoređuju sa zapisom o dobavljaču prije nego što ga knjigovođa vidi.

Dobavljač d.o.o. Dobavljač
0412 Broj računa
Za 15 dana Dospijeće
Opća stopa, slaže se sa stavkama PDV

IBAN se razlikuje od zapisa o dobavljaču. Knjigovođa ga mora provjeriti.

Alati koje najčešće koristimo: Next.js, PostgreSQL, Claude ili GPT modeli, n8n, Microsoft 365 ili Google Workspace, Vaš računovodstveni program
Uključene usluge: AI integracije, Automatizacija poslovanja, Softver po mjeri

Rješenje ukratko

3kanala zaprimanja spojena u jedan red

1potvrda knjigovođe prije knjiženja

2automatska podsjetnika po dokumentu koji nedostaje

1mjesečni izvještaj po klijentu

Djelatnost

Računovodstveni ured radi prema rokovima koje ne određuje sam, s dokumentima nad kojima nema kontrolu.

Svaki klijent šalje račune, izvode i ugovore na svoj način i svojim tempom. Prije nego što knjiženje uopće počne, netko mora prikupiti dokumente, provjeriti nedostaje li što i unijeti podatke. Ta priprema oduzima velik dio mjeseca i ponavlja se u svakom razdoblju.

Kamo odlazi vrijeme

Dokumenti su stizali e-poštom, aplikacijama za poruke i na papiru. Knjigovođe su vodili vlastite popise tko je što poslao i ručno podsjećali klijente kako se rok približavao. Svaki se račun unosio u računovodstveni program polje po polje. Dani prije roka prolazili su u potrazi za dokumentima, a mjesečni pregled za klijenta sastavljao se iz izvoza kad bi se našlo vremena.

Dokumenti stižu kroz više kanala i gube se između njih
Klijenti se podsjećaju ručno, jedan po jedan
Podaci s računa prepisuju se iz PDF-ova i skenova
Izvještaji za klijente izrađuju se ručno i često kasne

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Dokumenti koji čekaju pregled

Ulazni račun, uredski materijalPortal08:14
Bankovni izvod, žiro računE-pošta08:40
Ulazni račun, promijenjen bankovni računPortal09:02
Putni nalog s računimaSken09:25

01
Portal za klijente na koji svaki klijent učitava dokumente ili ih prosljeđuje na zasebnu adresu, uz popis onoga što se za razdoblje očekuje
02
AI korak koji čita račune i izvode, izdvaja polja i označava sve u što nije siguran
03
Provjere prema evidenciji klijenta: dobavljač, OIB, bankovni račun, dvostruki brojevi računa
04
Red za pregled u kojem knjigovođa potvrđuje ili ispravlja svaki dokument prije slanja u računovodstveni program
05
Automatski podsjetnici klijentima za dokumente koji još nedostaju, koji prestaju čim dokumenti stignu
06
Mjesečni izvještaj po klijentu, sastavljen iz proknjiženih podataka i poslan nakon što ga knjigovođa odobri

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Pratimo dokumente dvaju ili triju klijenata kroz cijeli mjesec, od dolaska do knjiženja, i bilježimo gdje čekaju.
02
Pilot na jednom procesu
Ulazni računi nekolicine klijenata prvi prolaze kroz novo zaprimanje, a svako izdvojeno polje provjerava knjigovođa.
03
Proširenje
Slijede izvodi i ostale vrste dokumenata, zatim podsjetnici, popis za klijente i mjesečni izvještaj.
04
Održavanje
Pratimo točnost čitanja, prilagođavamo ga novim izgledima dokumenata i pratimo promjene propisa prema kojima ured radi.

Što se mijenja za tim

Svaki klijent ima jedno mjesto za predaju dokumenata i pregled onoga što nedostaje
Knjigovođe potvrđuju izdvojene podatke umjesto da ih unose
Sve neobično, primjerice promijenjen bankovni račun, označava se prije knjiženja
Mjesečni izvještaji izlaze prema rasporedu, nakon što ih knjigovođa odobri

Dokumenti stižu u jedan red, već pročitani, pa posao knjigovođe počinje provjerom, a ne prepisivanjem. Klijenti vide što još nedostaje i bez telefonskog poziva. Odluka o svakom knjiženju ostaje na čovjeku.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Klijent šalje računeStižu kao fotografije i privici kroz e-poštu i poruke, a netko ih ručno razvrstava.Klijent ih predaje na jednom mjestu i svaki dokument završi u mapi tog klijenta.

Unos računaKnjigovođa iz dokumenta prepisuje dobavljača, datum, iznose i porez.Polja su pročitana i popunjena, a knjigovođa ih potvrđuje ili ispravlja prije knjiženja.

Dokument nedostajeKnjigovođa to primijeti pred rok i piše klijentu.Klijent dobiva podsjetnik s točnim popisom onoga što još nedostaje.

Nešto na dokumentu nije jasnoUnese se prema najboljoj procjeni i provjerava kasnije.Stavka se označi za knjigovođu i ništa se ne knjiži dok se ne razriješi.

Mjesečni izvještajBrojke se kopiraju u tablicu i oblikuju za svakog klijenta.Izvještaj se slaže iz proknjiženih podataka, a računovođa ga pregledava prije slanja.

Pitanja iz ove djelatnosti

Zamjenjuje li ovo naš računovodstveni program?

Ne. Knjiženje, porezno izvještavanje i sve što je regulirano ostaje u programu koji već koristite. Ono što gradimo prikuplja i čita dokumente te ih priprema za njega.

Što ako AI pogrešno pročita dokument?

Svaki dokument knjigovođa potvrđuje prije nego što se išta proknjiži. Polja u koja model nije siguran označena su, a izvornik je uvijek prikazan uz pročitane podatke.

Gdje se čuvaju dokumenti naših klijenata?

U pohrani koja pripada vašem uredu, s pristupom koji vi kontrolirate. Prije obrade ijednog dokumenta s vama dogovaramo kojeg pružatelja AI usluga koristimo i pod kojim uvjetima.

Hoće li naši klijenti morati učiti novi alat?

Dobivaju jednostavnu stranicu na koju učitavaju ili prosljeđuju dokumente i podsjetnike koji kažu što nedostaje. Klijenti kojima je draža e-pošta mogu i dalje prosljeđivati na posebnu adresu.

Kako početi?

S jednom vrstom dokumenta, obično ulaznim računima, za nekoliko klijenata. Kad knjigovođe steknu povjerenje u čitanje, dodajemo ostale dokumente i ostale klijente.