Web trgovina i maloprodaja

Od plaćene narudžbe do poslanog paketa bez prepisivanja podataka

Web trgovina povezuje trgovinu, skladište, dostavnu službu i podršku, pa narudžba putuje sama, a kupci status provjeravaju sami.

Web trgovina s vlastitim skladištem, 15 zaposlenih

Tijek narudžbe

10:02Narudžba plaćenaWeb trgovina · kartično plaćanje potvrđenoU radu
10:02Otvoren zadatak za komisioniranjeSkladište · tri artiklaU radu
10:41Ispisana adresnicaDostavna služba · dodijeljen broj za praćenjeU radu
10:42Praćenje poslano kupcuE-pošta · zalihe ažurirane na svim kanalimaU radu

Alati koje najčešće koristimo: Shopify ili WooCommerce, n8n ili Make, Claude ili GPT modeli, Next.js, API-ji dostavnih službi i pružatelja plaćanja, Vaš skladišni ili ERP sustav, Slack/Teams
Uključene usluge: Automatizacija poslovanja, AI integracije, Web stranice i web trgovine

Rješenje ukratko

5povezanih sustava

0ručno prepisanih narudžbi

1stanje zaliha na svim prodajnim kanalima

1osoba koja odobrava povrate novca i iznimke

Djelatnost

Mala web trgovina prodaje kroz vlastitu trgovinu, a često i kroz neku tržnicu ili fizičku prodavaonicu.

Svaka narudžba prolazi kroz trgovinu, pružatelja plaćanja, skladište, dostavnu službu i računovodstvo. Kada ti sustavi ne razgovaraju, podatke između njih prenose ljudi. Isti ljudi odgovaraju kupcima, a većina pitanja glasi: gdje je moj paket.

Kamo odlazi vrijeme

Narudžbe su se izvozile iz trgovine i prepisivale u alat dostavne službe. Zalihe su se usklađivale navečer, pa su artikli rasprodani na jednom kanalu ostajali u prodaji na drugom. Sandučić podrške punio se pitanjima o dostavi, a za svaki odgovor trebalo je otvoriti tri sustava. Tijekom akcije tim je uglavnom prepisivao podatke i odgovarao na isto pitanje.

Narudžbe se ručno prenose iz trgovine dostavnoj službi i skladištu
Zalihe se razlikuju među prodajnim kanalima pa se prodaje roba koje nema
Većina poruka podršci pita gdje je narudžba
Povrati robe i novca prate se u tablici

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Asistent za podršku

Gdje je moja narudžba? Platio sam u ponedjeljak.

Vaša je narudžba u utorak predana dostavnoj službi i **danas je na dostavi**. Poveznica za praćenje nalazi se u nastavku. Ako ne stigne do sutra, odgovorite na ovu poruku i preuzet će je kolega.

Narudžba pronađena Provjeren status kod dostavne službe Odgovor pripremljen za pregled

01
Plaćena narudžba otvara zadatak za komisioniranje, adresnicu i račun, a nitko je ne izvozi
02
Jedno stanje zaliha usklađeno između web trgovine, tržnice i fizičke prodavaonice
03
Praćenje se kupcu šalje automatski, uz stranicu sa statusom narudžbe na kojoj ga može sam provjeriti
04
Asistent za podršku koji priprema odgovore iz podataka o narudžbi i vaših pravila, dok osoba odobrava sve što se tiče povrata novca, reklamacija ili iznimaka
05
Povrati se prijavljuju obrascem koji otvara zadatak za skladište i povrat novca za odobrenje
06
Stranice trgovine i naplata ubrzane, kako bi trgovina izdržala kada promet poraste

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Pratimo nekoliko stvarnih narudžbi od plaćanja do dostave, kao i jedan povrat, te popisujemo svaki ručni korak na tom putu.
02
Pilot na jednom procesu
Prvo u rad ide tijek od narudžbe do adresnice, za jednu dostavnu službu, kratko vrijeme usporedno sa starim načinom.
03
Proširenje
Slijedi usklađivanje zaliha među kanalima, zatim samostalna provjera statusa narudžbe, povrati i asistent za podršku.
04
Održavanje
Nadziremo tijekove rada, osobito u vrijeme akcija, i prilagođavamo ih kada se promijeni dostavna služba, tržnica ili platforma trgovine.

Što se mijenja za tim

Skladište radi prema popisu zadataka koji se sam puni
Artikl prodan na jednom kanalu više nije u prodaji na drugom
Na rutinska pitanja o statusu odgovara stranica sa statusom ili pripremljeni odgovor
O povratima novca i iznimkama uvijek odlučuje osoba

Narudžba od plaćanja do dostavne službe putuje sama, a zalihe su točne na svakom kanalu. Kupci status narudžbe pronalaze bez javljanja podršci. Tim se bavi slučajevima koji traže prosudbu, kao što su reklamacije, oštećena roba i povrati novca.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Narudžba je plaćenaNetko je kopira iz trgovine u skladišni popis i na stranicu dostavne službe.Narudžba se pojavi na popisu za komisioniranje, a adresnica je pripremljena.

Artikl je rasprodanTrgovina ga prodaje dalje dok netko ne ispravi količinu.Zaliha se ažurira na svim kanalima čim je narudžba zaprimljena.

Kupac pita gdje je paketPodrška traži narudžbu, zatim praćenje kod dostavne službe i odgovara ručno.Kupac status provjerava sam, a asistent na ostalo odgovara iz podataka o narudžbi.

Kupac traži povratDogovara se e-poštom i prati u tablici.Zahtjev otvara povrat s priloženom narudžbom, a povrat novca odobrava osoba.

Kraj danaVlasnik uspoređuje trgovinu, izvještaj dostavne službe i bankovni izvod.Narudžbe, pošiljke i otvoreni problemi na jednom su zaslonu.

Pitanja iz ove djelatnosti

Moramo li mijenjati platformu web trgovine?

Ne. Povezujemo ono što već koristite, bio to Shopify, WooCommerce ili trgovina po mjeri. O selidbi vrijedi razgovarati samo ako je prepreka sama platforma.

Na što asistent za podršku odgovara sam?

Na pitanja na koja može odgovoriti iz vaših podataka: status narudžbe, rokovi dostave, pravila povrata. Povrati novca, reklamacije i sve neuobičajeno idu osobi, s već priloženom narudžbom.

Što ako veza s dostavnom službom ili trgovinom zakaže?

Korak se ponavlja, a ako i dalje ne uspije, osoba dobiva obavijest s narudžbom o kojoj je riječ. Ništa se ne gubi bez traga.

Mijenja li se izdavanje računa?

Računi i fiskalizacija ostaju u sustavu koji za to već koristite. Mi prosljeđujemo podatke o narudžbi da ih nitko ne mora prepisivati.

Kako početi?

Od puta od plaćene narudžbe do adresnice, jer se ondje najviše prepisuje. Slijede usklađivanje zaliha i asistent.