Građevina i instalacije

Od prvog poziva do računa, svaki posao na jednom mjestu

Instalaterska tvrtka dobiva jedan zapis po poslu, od upita i izvida do ponude, rasporeda, radnog naloga i računa, uz mobilnu aplikaciju za ekipe na terenu.

Instalater grijanja i hlađenja, 20 zaposlenih

Poslovi

Izvid 2

Obiteljska kuća, dizalica toplineIzvid dogovoren · četvrtak

Uredski kat, ventilacijaČekaju se nacrti

Ponuda poslana 2

Stan, dvije unutarnje jediniceVrijeme je za podsjetnik

Restoran, kuhinjska napaJednom izmijenjena

U rasporedu 1

Pansion, šest sobaEkipa dodijeljena · materijal naručen

Alati koje najčešće koristimo: CRM po mjeri ili Pipedrive, React Native, Next.js, PostgreSQL, n8n, Google Workspace ili Microsoft 365, Vaš računovodstveni program
Uključene usluge: Implementacija CRM-a, Softver po mjeri, Automatizacija poslovanja

Rješenje ukratko

1zapis po poslu, od upita do računa

4povezana alata

2aplikacije, jedna za ured i jedna za teren

1odobrenje prije slanja ponude

Djelatnost

Instalaterska tvrtka prodaje izvid, ponudu i posao odrađen na terenu, a svako od toga događa se na drugom mjestu.

Upiti stižu telefonom, e-poštom i preko weba, često dok je vlasnik na krovu. Ponuda ovisi o onome što je izmjereno na izvidu i o trenutačnim cijenama dobavljača. Kad je posao dogovoren, netko mora za isti dan uskladiti ekipu, materijal i kupca. Radni nalog i fotografije vraćaju se s terena i tek tada se može napisati račun.

Kamo odlazi vrijeme

Upiti su se zapisivali u bilježnicu i u mobitel onoga tko se javio. Mjere s izvida ostajale su u fotografijama i porukama, pa su se ponude pisale navečer, po sjećanju. Raspored je bio ploča na zidu i grupni chat, a promjenu na jednom poslu nisu vidjeli ljudi na sljedećem. Radni nalozi ispunjavali su se na papiru i u ured stizali danima kasnije. Računi su čekali te naloge, a dio dodatnih radova nikad nije naplaćen jer ih nitko nije zapisao.

Upiti se gube između telefona, sandučića i bilježnice
Ponude se pišu kasno, iz bilješki i fotografija razbacanih po mobitelima
Raspored je na ploči koju ekipe ne vide
Papirnati radni nalozi odgađaju račune, a dodatni radovi ostaju nenaplaćeni

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Od završenog posla do računa

AplikacijaRadni nalog potpisan na terenuSati, materijal, fotografije
CRMPosao označen kao završen
ProvjeraDodatni radovi uspoređeni s ponudomRazlike su izlistane
RačunNacrt čeka ured

Ured potvrđuje nacrt prije izdavanja računa

01
Svaki upit postaje posao u CRM-u, bilo da je stigao preko obrasca na webu, zajedničkog sandučića ili poziva koji je ured upisao
02
Obrazac za izvid na mobitelu: mjere, fotografije i bilješke spremaju se uz posao na licu mjesta
03
Nacrt ponude iz obrasca s izvida i vašeg cjenika, koji vlasnik ili kalkulant provjeri prije slanja
04
Ploča rasporeda s ekipama, vozilima i poslovima, vidljiva na svakom mobitelu, uz obavijest kupcu o terminu
05
Mobilna aplikacija za radne naloge: sati, utrošeni materijal, fotografije i potpis kupca, i kad nema signala
06
Popis materijala po poslu, koji se šalje nabavi kad posao uđe u raspored
07
Potpisani nalog predaje se vašem računovodstvenom programu kao nacrt računa, s dodatnim radovima navedenim posebno

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Pratimo nekoliko nedavnih poslova od prvog poziva do računa, u uredu i na terenu, i bilježimo gdje su se podaci prepisivali ili gubili.
02
Pilot na jednom procesu
Prvo u rad ide put od upita do ponude, s obrascem za izvid, za jednog kalkulanta i jednu vrstu posla.
03
Proširenje
Slijede raspored i terenska aplikacija, ekipu po ekipu, a zatim predaja u fakturiranje.
04
Održavanje
Održavamo uvoz cjenika i integracije te prilagođavamo obrasce kako se mijenjaju vrste poslova koje preuzimate.

Što se mijenja za tim

Svaki upit ima odgovornu osobu i sljedeći korak
Ponude se provjeravaju i šalju umjesto da se pišu po sjećanju
Promjena rasporeda odmah stiže do ekipe i kupca
Dodatni radovi bilježe se na terenu i pojavljuju se na nacrtu računa

Posao se otvara jednom i sa sobom nosi mjere, ponudu, raspored i radni nalog. Ekipe vide svoj dan na mobitelu i šalju nalog prije nego što odu s terena. Ured fakturira iz potpisanih naloga umjesto da čeka papir.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Kupac zove zbog dizalice toplinePodaci završe u bilježnici i čekaju dok netko ne stigne uzvratiti poziv.Poziv se upisuje kao posao, a izvid se nudi iz kalendara kalkulanta.

IzvidMjere se zapisuju na papir, a fotografije ostaju na jednom mobitelu.Mjere i fotografije unose se u obrazac za izvid i spremaju uz posao.

Pisanje ponudeKalkulant je navečer sastavlja iz bilješki i cjenika dobavljača.Nacrt sa stavkama i trenutačnim cijenama već čeka, a kalkulant ga ispravlja i odobrava.

Posao se pomiče za jedan danMijenja se ploča, a ekipa to saznaje u grupnom chatu.Ploča se mijenja jednom, a ekipa i kupac dobivaju obavijest.

Posao je završenPapirnati nalog stiže u ured kasnije, a račun ga čeka.Potpisani nalog stiže iz aplikacije, a nacrt računa pripremljen je za ured.

Pitanja iz ove djelatnosti

Naše ekipe često rade ondje gdje nema signala. Radi li aplikacija i tada?

Da. Terenska aplikacija sprema nalog, fotografije i potpis na mobitel i šalje ih kad se veza vrati. Ekipa o tome ne mora razmišljati.

Mogu li ponude koristiti cjenike naših dobavljača?

Mogu. Uvozimo cjenike koje dobivate, u obliku u kojem ih dobavljač šalje, i s vama dogovaramo koliko se često osvježavaju. Kalkulant i dalje provjerava svaku ponudu prije slanja.

Već imamo program za fakturiranje. Zamjenjuje li ga ovo?

Ne. Fakturiranje i knjigovodstvo ostaju gdje jesu. Završeni posao predajemo tom programu kao nacrt, pa ga nitko ne prepisuje.

Naši monteri nisu skloni novim aplikacijama. Kako to rješavate?

Terenska aplikacija ima nekoliko ekrana i traži samo ono što uredu treba. Prvo je isprobamo s jednom ekipom, promijenimo ono što im smeta i tek je tada uvodimo ostalima.

Može li pokriti servis i održavanje, a ne samo nove ugradnje?

Može. Redovni servisi planiraju se prema ugrađenoj opremi u zapisu svakog kupca, a kupac dobiva podsjetnik da dogovori termin. Koriste isti radni nalog i istu predaju u fakturiranje.