Marketinške i kreativne agencije

Od ponude do računa bez ručnog prepisivanja projekta

Agencija povezuje CRM, alat za projekte, praćenje sati i fakturiranje, klijentima daje portal za odobrenja i dobiva automatski pripremljen mjesečni izvještaj za svakog klijenta.

Digitalna agencija, 15 zaposlenih

Ponuda prihvaćena

CRMPrilika označena kao dobivenaOpseg i budžet iz ponude
PProjektProjekt otvoren iz predloškaZadaci i rokovi popunjeni
SatiBudžet postavljen po fazi
PortalKlijent pozvanPristup odobrenjima i datotekama
FakturiranjePlan izdavanja računa pripremljen

Voditelj klijenta potvrđuje plan izdavanja računa

Alati koje najčešće koristimo: HubSpot, Pipedrive ili CRM po mjeri, n8n ili Make, Next.js, PostgreSQL, Google Workspace, Slack ili Teams, Vaši alati za projekte i praćenje sati, Vaš računovodstveni program
Uključene usluge: Automatizacija poslovanja, Implementacija CRM-a, Softver po mjeri

Rješenje ukratko

5povezanih alata

1klijentski portal za odobrenja i datoteke

1izvještajni paket po klijentu svaki mjesec

2popisa za uvođenje, za klijente i za zaposlenike

Djelatnost

Agencija prodaje vrijeme i ideje, a i jedno i drugo teško je pratiti.

Upit postaje ponuda, ponuda postaje projekt, projekt donosi sate i isporuke, a oni završavaju na računu i u izvještaju. Svaki korak najčešće živi u svojem alatu, koji je odabrao tim koji ga koristi. Na spojevima tih alata voditelj klijenta provodi dan: iznova otvara projekt, traži odobrenja i izvlači brojke za klijenta. Što je više klijenata na mjesečnom paušalu, to više mjeseca odlazi na to.

Kamo odlazi vrijeme

Ponude su se pisale u dokumentima, a opseg se prepisivao u alat za projekte nakon što bi klijent pristao. Sati su se bilježili, ali su se s budžetom uspoređivali tek na kraju mjeseca. Odobrenja klijenata stizala su e-poštom, u chatu i u komentarima, pa nije uvijek bilo jasno koja je verzija odobrena. Mjesečni izvještaji slagali su se od snimki zaslona s više platformi. Novi klijent ili novi kolega uvodio se po sjećanju, i svaki bi se put nešto zaboravilo.

Dobivene ponude ručno se pretvaraju u projekte
Prekoračenje budžeta primijeti se tek pri pisanju računa
Odobrenja su razbacana po e-pošti, chatu i komentarima
Mjesečni izvještaji za klijente slažu se od snimki zaslona

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Iskorišten budžet po klijentu ovaj mjesec

Klijent iz maloprodaje, paušal

65%

Klijent iz turizma, kampanja

90%

Softverska tvrtka, web

45%

Prehrambeni brend, društvene mreže

75%

Ogledni podaci

01
Dobivena prilika otvara projekt: zadaci iz predloška, budžet po fazi i obavijest timu
02
Upiti s weba i iz e-pošte bilježe se u CRM-u, uz nacrt ponude iz vašeg popisa usluga koji dovršava voditelj klijenta
03
Zabilježeni sati uspoređuju se s budžetom kako se unose, uz upozorenje prije nego što faza probije budžet
04
Klijentski portal za odobrenja: svaka isporuka ima verziju, niz komentara i zabilježenu odluku
05
Odobreni sati i fiksne naknade predaju se u fakturiranje kao nacrti računa na kraju razdoblja
06
Mjesečni izvještajni paket po klijentu, prikupljen s oglašivačkih i analitičkih platformi, s mjestom za komentar voditelja klijenta
07
Popisi za uvođenje novih klijenata i novih zaposlenika, koji otvaraju račune, mape i prve zadatke

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Pratimo dva klijenta, jednog na paušalu i jedan projekt, od ponude do računa i izvještaja, kroz svaki alat koji u tome sudjeluje.
02
Pilot na jednom procesu
Prvo u rad ide korak od dobivene prilike do spremnog projekta, za jednu vrstu usluge.
03
Proširenje
Slijede praćenje budžeta i predaja u fakturiranje, a zatim klijentski portal i izvještajni paket.
04
Održavanje
Održavamo veze s oglašivačkim i analitičkim platformama kako se mijenjaju i ažuriramo predloške kako se mijenjaju vaše usluge.

Što se mijenja za tim

Opseg iz ponude jednak je opsegu u projektu
Faza koja će probiti budžet vidi se na vrijeme za razgovor s klijentom
Svako odobrenje ima verziju i datum
Dani za izvještaje troše se na komentar umjesto na skupljanje brojki

Projekt počinje s već postavljenim opsegom, budžetom i timom. Voditelji klijenata vide stanje budžeta tijekom mjeseca, a ne nakon njega. Klijenti odobravaju rad na jednom mjestu, a izvještaj za svakoga od njih pripremljen je i čeka komentar.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Klijent prihvaća ponuduVoditelj klijenta iznova upisuje opseg kao zadatke u alat za projekte.Projekt se pojavljuje sa zadacima, rokovima i budžetom, a tim dobiva obavijest.

Sredina mjesecaNitko ne zna koliko je budžeta potrošeno dok se sati ne izvezu.Sati se uspoređuju s budžetom kako se unose, a upozorenje stiže na vrijeme.

Dizajn treba odobrenjeDatoteka se šalje e-poštom, a odgovor stiže u chat nekoliko dana kasnije.Klijent otvara portal, komentira verziju i bilježi odluku.

Kraj mjesecaSati se izvoze, provjeravaju i prepisuju u račune.Nacrti računa pripremaju se iz odobrenih sati i naknada, a voditelj klijenta ih potvrđuje.

Mjesečni izvještajSnimke zaslona s više platformi lijepe se u prezentaciju.Brojke se prikupljaju u paket, a voditelj klijenta dodaje komentar.

Pitanja iz ove djelatnosti

Zadovoljni smo alatima koje imamo. Moramo li ih mijenjati?

Ne morate. Smisao je povezati ono što već koristite. Alat zamjenjujemo samo ako ga nikako nije moguće povezati, i to kažemo prije početka rada.

Hoće li klijenti doista koristiti portal?

Hoće kad je jednostavniji od e-pošte. Portal traži jednu stvar, odluku o određenoj verziji, i šalje poveznicu koja se otvara točno na njoj. Klijenti kojima je draža e-pošta i dalje mogu odgovoriti tako, a odluku bilježi voditelj klijenta.

Piše li izvještajni paket i komentar?

Može pripremiti sažetak promjena u brojkama, označen kao nacrt. Zaključke piše ili uređuje voditelj klijenta, jer on zna što je s klijentom dogovoreno.

Radimo s vanjskim suradnicima. Mogu li i oni biti uključeni?

Mogu. Vanjski suradnici mogu bilježiti sate i vidjeti svoje zadatke uz ograničen pristup, a popis za uvođenje pokriva i njihove račune i ugovore.