EnglishHrvatski
PrijavaBesplatna analiza procesa

Usluge

Sve uslugeAutomatizacija poslovanjaAI integracijeImplementacija CRM-aERP i poslovni sustaviSoftver po mjeriWeb stranice i web trgovineOdržavanje i podrška

Rješenja

Sva rješenjaProdajaFinancije i administracijaKorisnička podrškaOperativa

Radovi

PrimjenePrimjeriPriče po djelatnostima

O nama

O HeapuKako radimoBlogKontakt
ENHR
Prijava za klijenteBesplatna analiza procesa
Sve priče po djelatnostima

Obrazovanje i edukacije

Upisi, plaćanja i poruke polaznicima koji teku sami

Edukacijski centar prima upise i uplate na svojem webu, automatski šalje obavijesti o tečaju i potvrde, a polaznicima daje asistenta koji odgovara iz materijala same škole.

Škola stranih jezika i edukacijski centar, 14 zaposlenih

Tečajevi ovog semestra

  • EEngleski B2, večernja grupaPočinje idući ponedjeljak · lista čekanja otvorena12/12
  • NNjemački A1, intenzivniUpisi u tijeku7/10
  • RRadionica poslovnog pisanjaGrupa iz tvrtke · račun poslodavcu9/15
  • TTalijanski A2, onlineJoš nije dosegnut najmanji broj polaznika3/8
Alati koje najčešće koristimo
Next.js, Payload CMS, Pružatelj kartičnog plaćanja, CRM po mjeri ili HubSpot, n8n, Claude ili GPT modeli, PostgreSQL, Vaš računovodstveni program

Rješenje ukratko

1tijek upisa od weba do popisa grupe
4povezana sustava
5poruka zakazanih oko svakog tečaja
1predaja osoblju kad asistent nema odgovor

Djelatnost

Tko živi od tečajeva, prodaje mjesta u grupama koje počinju na određene datume.

Prije početka tečaja svakog polaznika treba rasporediti na pravu razinu, upisati, izdati mu račun i javiti gdje i kada dolazi. Tijekom tečaja mijenjaju se rasporedi, dijele se materijali i bilježe izostanci. Na kraju slijede potvrde i pitanje tko nastavlja na sljedeću razinu. Isti se ciklus ponavlja svakog semestra, s istim pitanjima svake nove grupe.

Kamo odlazi vrijeme

Upis je bio obrazac koji šalje e-poruku, nakon čega bi ured odgovorio s podacima za uplatu i čekao uplatu na račun. Popisi grupa vodili su se u tablicama i ažurirali kad bi netko primijetio uplatu. Polaznici su pisali s istim pitanjima o razinama, rasporedu i plaćanju, a ured je odgovarao na svako. Potvrde su se na kraju semestra ispunjavale ručno. Ravnatelj je brojke o upisima i veličini grupa slagao svaki put kad je trebalo donijeti odluku.

  • Za upis treba nekoliko e-poruka prije nego što je mjesto potvrđeno

  • Popisi grupa i uplate ručno se usklađuju u tablicama

  • Na ista se pitanja odgovara svakog semestra iznova

  • Potvrde i poruke na kraju tečaja pripremaju se jedna po jedna

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Asistent za pitanja polaznika

Propustio sam prvi sat njemačkog A1. Mogu li se još uključiti i gdje su materijali?

Možete, uključiti se možete do **trećeg sata**. Materijali s prvog sata nalaze se u vašem korisničkom dijelu, pod Njemački A1. Uredu sam javio da počinjete od drugog sata.

Pravila tečaja pretražena Upis pronađen Bilješka ostavljena uredu
  1. 01

    Upis preko weba s plaćanjem: polaznik bira tečaj, plaća karticom ili dobiva račun, a mjesto je odmah potvrđeno

  2. 02

    Test razine na webu, čiji rezultat predlaže razinu koju potvrđuje predavač

  3. 03

    Upiti koji ne završe upisom ostaju u CRM-u, uz javljanje prije sljedećeg semestra

  4. 04

    Obavijesti o tečaju šalju se prema rasporedu: dobrodošlica, raspored, materijali, promjene i poziv na nastavak

  5. 05

    Potvrde se izrađuju iz evidencije dolazaka i rezultata nakon što ih predavač potvrdi

  6. 06

    Asistent s bazom znanja za pitanja polaznika, koji odgovara iz vaših opisa tečajeva, rasporeda i pravila te predaje pitanje uredu kad ne zna odgovor

  7. 07

    Izvještaj o upisima, veličini grupa i uplatama po tečaju i semestru

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

  1. 01

    Mapiranje procesa

    Pratimo jedan semestar od prvog upita do potvrda i prikupljamo pitanja koja polaznici najčešće postavljaju.

  2. 02

    Pilot na jednom procesu

    Prvo u rad ide upis preko weba s plaćanjem, za nekoliko tečajeva, uz popise grupa koji se pune automatski.

  3. 03

    Proširenje

    Slijede obavijesti o tečaju i potvrde, a zatim asistent i izvještaji.

  4. 04

    Održavanje

    Prije svakog semestra ažuriramo tečajeve i poruke te pregledavamo pitanja na koja asistent nije znao odgovoriti.

Što se mijenja za tim

  • Mjesto je potvrđeno kad je plaćeno, a ne nekoliko e-poruka kasnije
  • Popisi grupa i liste čekanja ažuriraju se sami
  • Polaznici dobivaju odgovore iz pravila i rasporeda same škole
  • Potvrde se izdaju čim predavač potvrdi rezultate

Polaznik se upisuje i plaća u jednom koraku, a popis grupe točan je bez toga da ga itko ažurira. Poruke oko tečaja odlaze na vrijeme, a na česta pitanja odgovor stiže u bilo koje doba. Ured se bavi iznimkama, a ravnatelj upise po tečaju čita iz jednog izvještaja.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije
Polaznik se želi upisatiIspunjava obrazac i čeka e-poruku s uputama za uplatu.Bira tečaj, plaća i dobiva potvrdu s rasporedom.
Grupa se popuniUred to primijeti kad prebroji tablicu i piše onima koji su zakasnili.Upisi se zatvaraju sami i otvara se lista čekanja.
Pitanje u nedjelju navečerČeka u sandučiću do ponedjeljka.Asistent odgovara iz pravila tečaja ili pitanje s kontekstom predaje uredu.
Sat se pomičeNetko piše svakom polazniku u grupi.Promjena se unosi jednom, a grupa dobiva obavijest.
Tečaj završavaPotvrde se ispunjavaju ručno, jedna po jedna.Potvrde se izrađuju nakon što predavač potvrdi dolaske i rezultate.

Pitanja iz ove djelatnosti

Tečajeve često plaćaju poslodavci. Može li sustav to pokriti?

Može. Upis se može obaviti u ime tvrtke, račun se izdaje poslodavcu, a polaznici se dodaju u grupu kad je narudžba potvrđena.

Iz čega asistent odgovara i što ako pogriješi?

Odgovara samo iz materijala koje mu date: opisa tečajeva, rasporeda i pravila. Kad odgovora ondje nema, to kaže i pitanje predaje uredu. Ta pitanja pregledavamo s vama i popunjavamo praznine.

Može li se povezati s platformom za online nastavu koju koristimo?

Ako platforma nudi sučelje za dodavanje polaznika na tečajeve, upis to može raditi automatski. Vašu platformu provjeravamo tijekom mapiranja.

Je li moguće plaćanje na rate?

Jest. Plan rata postavlja se po tečaju, podsjetnici odlaze prije svakog dospijeća, a ured vidi tko kasni bez pregledavanja izvoda redak po redak.

Tko odlučuje o razini polaznika?

Predavač. Test razine predlaže razinu, a predavač je potvrđuje ili mijenja prije nego što se polaznik rasporedi u grupu.

Primjene u ovoj priči

Automatizacija poslovanjaImplementacija CRM-a

Svaki upit u CRM-u, bez prepisivanja

Upiti s obrazaca, e-pošte i chata postaju kontakti i prilike u CRM-u, a prava osoba dobiva obavijest.

Otvori primjenu Automatizacija poslovanjaERP i poslovni sustavi

Dospjeli računi naplaćeni pristojno i na vrijeme

Opomene idu po rasporedu, iz popisa otvorenih računa, a nezgodni slučajevi odlaze osobi.

Otvori primjenu AI integracijeSoftver po mjeri

Asistent koji odgovara iz vaših dokumenata

Zaposlenici ili kupci pitaju običnim jezikom i dobivaju odgovor iz vaših dokumenata, uz prikazan izvor.

Otvori primjenu

Još priča po djelatnostima

Veleprodaja i distribucijaZalihe, nabava i ponude koje rade na istim brojkamaDistributer seli zalihe, nabavu i prodaju u jedan ERP, povezuje B2B portal s njim i dobiva ponude pripremljene iz stvarnih cijena i zaliha.Distributer građevinskog materijala, 25 zaposlenihPročitajte priču Računovodstvo i knjigovodstvoDokumenti klijenata prikupljeni, pročitani i spremni za knjigovođuRačunovodstveni ured dobiva jedno mjesto na kojem klijenti predaju dokumente, AI korak koji ih čita i knjigovođu koji potvrđuje prije nego što se išta proknjiži.Računovodstveni ured, 10 zaposlenihPročitajte priču Web trgovina i maloprodajaOd plaćene narudžbe do poslanog paketa bez prepisivanja podatakaWeb trgovina povezuje trgovinu, skladište, dostavnu službu i podršku, pa narudžba putuje sama, a kupci status provjeravaju sami.Web trgovina s vlastitim skladištem, 15 zaposlenihPročitajte priču

Pokažite nam jedan proces. Pokazat ćemo vam kako bi mogao izgledati.

Analiza je besplatna, traži oko sat vašeg vremena i završava pisanim sažetkom koji ostaje vama.

Dogovorite besplatnu analizu procesaKako radimo

Radije biste prvo čitali? Pogledajte primjere