Privatne poliklinike i stomatološke ordinacije

Naručivanje, podsjetnici i poruke pacijenata bez telefona

Ordinacija pacijentima omogućuje naručivanje preko weba, šalje podsjetnike i upitnike prije dolaska, sve upite drži u jednom sandučiću i poziva pacijente kad je vrijeme za kontrolu.

Stomatološka ordinacija na dvije lokacije, 16 zaposlenih

Upiti pacijenata

Zahtjev za termin, prvi dolazakWeb08:05
Pitanje o promjeni terminaE-pošta08:32
Pacijent ima bolove, traži termin danasChat08:47
Kontrola dogovorena iz poziva na kontroluWeb09:10

Alati koje najčešće koristimo: Next.js, CRM po mjeri ili HubSpot, PostgreSQL, n8n, Google Workspace ili Microsoft 365, SMS pristupnik, Vaš program za ordinaciju
Uključene usluge: Automatizacija poslovanja, Implementacija CRM-a, Web stranice i web trgovine

Rješenje ukratko

3kanala upita u jednom sandučiću

2lokacije u jednom kalendaru

4poruke zakazane oko svakog termina

1razina pristupa podacima pacijenata po ulozi

Djelatnost

Privatna ordinacija ovisi o punom i urednom kalendaru.

Pacijenti se naručuju telefonom, otkazuju porukom i postavljaju pitanja e-poštom, najčešće dok recepcija prima nekog drugog. Prije prvog dolaska treba ispuniti upitnike, a nakon zahvata slijede kontrole koje treba dogovoriti mjesecima kasnije. Ništa od toga nije klinički posao, ali oduzima pažnju ljudima koji su ujedno prvo lice koje pacijent vidi. Podaci o pacijentima osjetljivi su, pa svaki alat koji ih dotiče treba pažljivo odabrati i postaviti.

Kamo odlazi vrijeme

Telefon je bio jedini način naručivanja, a zvonio je dok je recepcija bila s pacijentima. Podsjetnici su se slali ručno dan prije, kad je bilo vremena. Novi pacijenti ispunjavali su papirnate upitnike u čekaonici, a podaci su se naknadno prepisivali. Pozivi na kontrolu ovisili su o tome hoće li netko proći kroz kartone. Dvije lokacije vodile su odvojene kalendare, pa vlasnik nije imao jedinstven pregled popunjenosti.

Pozivi ostaju neodgovoreni dok je recepcija s pacijentom
Podsjetnici i pozivi na kontrolu ovise o tome hoće li netko naći vremena
Upitnici se ispunjavaju na papiru i poslije prepisuju
Svaka lokacija ima svoj kalendar i svoje popise

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Poruke oko jednog termina

Pri naručivanjuPotvrda poslanaE-pošta · datum, lokacija i doktorZakazano
3 dana prijeUpitnik poslanSamo prvi dolazak · sprema se uz zapisZakazano
Dan prijePodsjetnik poslanSMS · poveznica za promjenu terminaZakazano
Za 6 mjeseciPoziv na kontroluŠalje se nakon što ordinacija odobri popisZakazano

01
Naručivanje preko weba, s prikazom slobodnih termina po lokaciji i doktoru te pravilima o trajanju svake vrste posjeta
02
Potvrda pri naručivanju i podsjetnici prije termina, s poveznicom za promjenu termina
03
Digitalni upitnik koji se šalje prije prvog dolaska i sprema uz zapis pacijenta
04
Jedan sandučić za upite s weba, e-pošte i chata, u kojem su hitne poruke označene za recepciju
05
Popis za pozive na kontrolu prema datumu i vrsti zadnjeg posjeta, koji se šalje nakon što ga ordinacija odobri
06
Pregled za upravu: naručivanja, otkazivanja i popunjenost po lokaciji
07
Pristup po ulogama, tako da svatko vidi samo one podatke o pacijentima koji mu trebaju za posao

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Jedan dan provedemo na recepciji, popišemo sve načine na koje se pacijenti javljaju i dogovorimo koji se podaci smiju gdje čuvati.
02
Pilot na jednom procesu
Prvo u rad idu podsjetnici i naručivanje preko weba, za jednu lokaciju i ograničen broj vrsta posjeta.
03
Proširenje
Slijede upitnici, zajednički sandučić i pozivi na kontrolu, a zatim druga lokacija i pregled za vlasnika.
04
Održavanje
Pravila naručivanja usklađujemo s vašim radnim vremenom i osobljem te provjeravamo prava pristupa kad netko dolazi ili odlazi.

Što se mijenja za tim

Telefon je jedan od načina naručivanja, a ne jedini
Novi pacijenti dolaze s već ispunjenim upitnicima
Popisi za kontrolu pripremljeni su i treba ih samo odobriti
Popunjenost i otkazivanja vidljivi su po lokaciji

Pacijenti se sami naručuju i mijenjaju termine, a recepcija se bavi ljudima koji su pred njom. Podsjetnici i pozivi na kontrolu odlaze prema rasporedu, bez toga da ih se itko mora sjetiti poslati. Vlasnik obje lokacije vidi u jednom pregledu.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Pacijent želi terminZove u radno vrijeme i čeka da se netko stigne javiti.U bilo koje doba bira slobodan termin na webu i dobiva potvrdu.

Dan prije posjetaRecepcija zove ili piše pacijentima jednom po jednom, ako dan to dopusti.Podsjetnik odlazi sam, s poveznicom za promjenu termina.

Prvi dolazakPacijent ispunjava papirnati upitnik u čekaonici.Upitnik je ispunjen kod kuće i već je uz zapis pacijenta.

Vrijeme je za kontroluNetko prolazi kroz kartone kad je mirnije.Popis pacijenata kojima je vrijeme za kontrolu priprema se, odobrava i šalje.

Vlasnik pita koliko je popunjen idući tjedanOtvaraju se i uspoređuju dva kalendara.Jedan pregled prikazuje termine i slobodne stolice za obje lokacije.

Pitanja iz ove djelatnosti

Odgovara li AI na medicinska pitanja pacijenata?

Ne. Ništa u ovom rješenju ne daje medicinske savjete niti sudjeluje u kliničkim odlukama. Automatizacija se bavi naručivanjem, podsjetnicima, upitnicima i razvrstavanjem poruka; sve što se tiče liječenja ide vašem osoblju.

Kako su zaštićeni podaci o pacijentima?

Čuvamo samo ono što procesu treba, u sustavima koje vi kontrolirate, s pristupom po ulogama i zapisom o tome tko je što otvorio. Podaci o pacijentima po GDPR-u su posebna kategorija, pa mjesta čuvanja i rokove čuvanja dogovaramo s vama prije nego što se išta izradi.

Može li raditi s programom za ordinaciju koji već koristimo?

To ovisi o tome nudi li vaš program način čitanja i upisa termina. Provjeravamo to tijekom mapiranja. Ako ne nudi, zahtjevi za termin i dalje stižu na jedno mjesto, gdje ih recepcija potvrđuje.

Što je s hitnim slučajevima?

Poruke koje spominju bol ili hitnost označavaju se i prikazuju na vrhu sandučića, a web upućuje pacijente da za sve hitno nazovu. Što će se s njima učiniti, odlučuje osoba na recepciji.

Moraju li pacijenti pristati na podsjetnike i pozive na kontrolu?

Da. Privola se prikuplja pri naručivanju ili u upitniku i čuva uz zapis, a svaka poruka sadrži način odjave.