EnglishHrvatski
PrijavaBesplatna analiza procesa

Usluge

Sve uslugeAutomatizacija poslovanjaAI integracijeImplementacija CRM-aERP i poslovni sustaviSoftver po mjeriWeb stranice i web trgovineOdržavanje i podrška

Rješenja

Sva rješenjaProdajaFinancije i administracijaKorisnička podrškaOperativa

Radovi

PrimjenePrimjeriPriče po djelatnostima

O nama

O HeapuKako radimoBlogKontakt
ENHR
Prijava za klijenteBesplatna analiza procesa
Sve priče po djelatnostima

Stručne usluge

Klijenti, dokumenti i znanje na jednom mjestu za cijeli ured

Odvjetnički ured dobiva CRM izgrađen oko svojih predmeta, portal za klijente, zaprimanje dokumenata koje čita ono što stigne i asistenta koji odgovara iz dokumenata samog ureda.

Odvjetnički ured, 14 zaposlenih

Asistent nad internim dokumentima

Jesmo li već sastavljali ugovor o zakupu s pravom prijevremenog otkaza za poslovnog zakupnika?

Jesmo. Dva predloška i jedan potpisani ugovor sadrže **odredbu o prijevremenom otkazu zakupa poslovnog prostora**. Najbliži je naveden prvi, s citiranom odredbom i poveznicom na dokument.

Pretraženi interni dokumenti Poštovana prava pristupa Prikazani izvori
Alati koje najčešće koristimo
CRM po mjeri, Next.js, PostgreSQL, Claude ili GPT modeli, Microsoft 365, n8n, Vaš program za naplatu

Rješenje ukratko

1zapis po klijentu i predmetu
3alata povezana s njim
1pregled odvjetnika prije nego što išta napusti ured

Djelatnost

Ured koji pruža stručne usluge prodaje znanje i vrijeme.

Njegov se posao sastoji od klijenata, predmeta, dokumenata i rokova, a najveća je vrijednost u onome što je ured već napisao i odlučio. To je znanje razasuto po dijeljenim mapama, sandučićima i pamćenju starijih kolega. Administracija oko svakog predmeta, kao što su otvaranje, prikupljanje dokumenata i bilježenje vremena, troši sate koji se ne mogu naplatiti.

Kamo odlazi vrijeme

Podaci o klijentima vodili su se u tablici, a predmeti u mapama koje je svaki odvjetnik nazivao drukčije. Klijenti su dokumente slali e-poštom, pa je traženje zadnje verzije značilo pretraživanje više sandučića. Mlađi su kolege pitali starije je li nešto slično već rađeno, jer je pretraživanje arhive bilo sporo. Vrijeme se upisivalo krajem tjedna po sjećanju i prepisivalo za izdavanje računa.

  • Podaci o klijentima i predmetima razasuti su po tablicama i mapama

  • Dokumenti stižu e-poštom i verzije se miješaju

  • Raniji rad teško je pronaći pa se radi ponovno

  • Vrijeme se bilježi kasno i prepisuje za naplatu

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Automatski razvrstan dokument

Ugovor o zakupu, potpisan.pdf

Portal za klijente · učitan danas

Ključni podaci čitaju se iz dokumenta, a datoteka se prilaže predmetu nakon što je osoba potvrdi.

  • Zakup poslovnog prostora Vrsta
  • Zakupodavac i zakupnik prepoznati Stranke
  • Pet godina, mogućnost otkaza nakon tri Trajanje
  • Prijedlog: pregovori o zakupu Predmet

Nedostaje stranica s potpisima. Netko je mora zatražiti.

  1. 01

    CRM izgrađen oko klijenata i predmeta, s kontaktima, rokovima, dokumentima i prepiskom u jednom zapisu

  2. 02

    Portal za klijente za učitavanje dokumenata, praćenje statusa predmeta i razmjenu datoteka izvan e-pošte

  3. 03

    Zaprimanje dokumenata koje čita pristigle datoteke, izdvaja stranke, datume i iznose te ih razvrstava pod pravi predmet, uz potvrdu osobe

  4. 04

    Asistent nad internim dokumentima koji odgovara uz navođenje izvora, vidi samo ono što korisnik smije vidjeti i podatke drži unutar dogovorenih granica

  5. 05

    Vrijeme se bilježi uz predmet dok se posao obavlja i predaje naplati bez prepisivanja

  6. 06

    Podsjetnici na rokove iz zapisa o predmetu odgovornom odvjetniku

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

  1. 01

    Mapiranje procesa

    Pratimo predmet od prvog poziva do završnog računa i dogovaramo koji podaci smiju napustiti sustave ureda, a koji ne.

  2. 02

    Pilot na jednom procesu

    Klijenti i predmeti prvi se sele u CRM, a jedan ga tim koristi za nove predmete.

  3. 03

    Proširenje

    Slijede portal za klijente i zaprimanje dokumenata, zatim asistent nad prvim skupom internih dokumenata i predaja vremena naplati.

  4. 04

    Održavanje

    Održavamo sustav, širimo asistenta na daljnje skupove dokumenata i pregledavamo prava pristupa kako ljudi dolaze i odlaze.

Što se mijenja za tim

  • Novi se predmet otvara jednom i vide ga svi koji na njemu rade
  • Klijenti dokumente učitavaju na portal umjesto da šalju privitke
  • Raniji ugovori i mišljenja pronalaze se po sadržaju, a ne po nazivu datoteke
  • Zabilježeno vrijeme stiže do naplate bez ponovnog upisivanja

Sve o klijentu i predmetu nalazi se u jednom zapisu, a dokumenti kroz portal stižu već razvrstani. Odvjetnici raniji rad pronalaze pitanjem, s izvorom pred sobom. Svaki odgovor i svaki dokument koji napušta ured i dalje pregledava odvjetnik.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije
Javlja se novi klijentPodaci ostaju u sandučiću i osobnoj tablici.Otvara se zapis klijenta s predmetom, kontaktom i dokumentima na jednom mjestu.
Klijent šalje dokumenteStižu kao privici i ručno se spremaju u zajedničku mapu.Učitavaju se kroz klijentski portal, spremaju uz predmet, a ključni podaci izdvajaju se za pregled.
Treba ranije mišljenje ili predložakPita se kolege ili pretražuju stare mape.Asistent ga pronalazi u dokumentima ureda i pokazuje izvor.
Klijent pita dokle se stigloOdgovor ovisi o tome tko je u uredu.Status predmeta je na zapisu, a klijent u portalu vidi ono što odlučite podijeliti.
Obračun na kraju mjesecaVrijeme se prikuplja iz bilješki i kalendara.Zabilježeno vrijeme predaje se za izdavanje računa nakon što ga pregleda partner.

Pitanja iz ove djelatnosti

Kako se čuva povjerljivost?

Dokumenti ostaju u pohrani koja pripada vašem uredu, s pristupom po predmetu. Prije obrade ijednog dokumenta s vama dogovaramo kojeg pružatelja AI usluga koristimo i pod kojim uvjetima.

Može li asistent savjetovati klijente?

Ne. Radi za vaše zaposlenike, nad vašim dokumentima, i pokazuje odakle je svaki odgovor. Sve što izlazi iz ureda prethodno pregledava stručna osoba.

Zašto CRM po mjeri, a ne standardni?

Prodajni lijevak ne opisuje dobro predmet ili projekt. Gdje platforma poput HubSpota ili Pipedrivea odgovara, postavljamo nju; gdje ne odgovara, gradimo prema načinu rada vašeg ureda.

Što je s postojećim dokumentima i popisom klijenata?

Uvozimo popis klijenata i povezujemo postojeće mape, pa ništa ne treba ručno seliti. Vi odlučujete koje arhive asistent smije čitati.

Kako početi?

S onim što osjeća cijeli ured: obično sa zapisima klijenata i zaprimanjem dokumenata. Asistent i predaja obračuna dolaze nakon toga.

Primjene u ovoj priči

AI integracijeAutomatizacija poslovanja

Podaci iz dokumenata, ravno u vaše sustave

Ugovori, obrasci, otpremnice i izvodi se čitaju, a podaci završavaju tamo gdje su potrebni.

Otvori primjenu AI integracijeSoftver po mjeri

Asistent koji odgovara iz vaših dokumenata

Zaposlenici ili kupci pitaju običnim jezikom i dobivaju odgovor iz vaših dokumenata, uz prikazan izvor.

Otvori primjenu Automatizacija poslovanjaSoftver po mjeri

Novi kolege spremni prvog dana

Računi, oprema, dokumenti i zadaci za prvi tjedan pokrenuti iz jednog obrasca.

Otvori primjenu

Još priča po djelatnostima

Veleprodaja i distribucijaZalihe, nabava i ponude koje rade na istim brojkamaDistributer seli zalihe, nabavu i prodaju u jedan ERP, povezuje B2B portal s njim i dobiva ponude pripremljene iz stvarnih cijena i zaliha.Distributer građevinskog materijala, 25 zaposlenihPročitajte priču Računovodstvo i knjigovodstvoDokumenti klijenata prikupljeni, pročitani i spremni za knjigovođuRačunovodstveni ured dobiva jedno mjesto na kojem klijenti predaju dokumente, AI korak koji ih čita i knjigovođu koji potvrđuje prije nego što se išta proknjiži.Računovodstveni ured, 10 zaposlenihPročitajte priču Web trgovina i maloprodajaOd plaćene narudžbe do poslanog paketa bez prepisivanja podatakaWeb trgovina povezuje trgovinu, skladište, dostavnu službu i podršku, pa narudžba putuje sama, a kupci status provjeravaju sami.Web trgovina s vlastitim skladištem, 15 zaposlenihPročitajte priču

Pokažite nam jedan proces. Pokazat ćemo vam kako bi mogao izgledati.

Analiza je besplatna, traži oko sat vašeg vremena i završava pisanim sažetkom koji ostaje vama.

Dogovorite besplatnu analizu procesaKako radimo

Radije biste prvo čitali? Pogledajte primjere