Logistika i prijevoz

Nalozi za prijevoz očitani, raspoređeni i praćeni bez prepisivanja

Špediteru se nalozi za prijevoz očitavaju iz e-pošte, planiraju na jednoj dispečerskoj ploči i prate na stranici sa statusom za kupce, a dostavni dokumenti povezuju se s pošiljkom prije fakturiranja.

Špediter s vlastitim kamionima, 18 zaposlenih

Nalog za prijevoz očitan automatski

Nalog za prijevoz 2291.pdf

Sandučić za naloge · zaprimljeno jutros

Polja se očitavaju iz dokumenta i uspoređuju sa zapisom kupca prije nego što ih dispečer vidi.

Naručitelj d.o.o. Naručitelj
Sutra ujutro, skladište naručitelja Utovar
Za dva dana, do podneva Istovar
12 paleta, mogu se slagati Roba

Adresa istovara razlikuje se od one u evidenciji. Dispečer je mora provjeriti.

Alati koje najčešće koristimo: Next.js, React Native, PostgreSQL, n8n, Claude ili GPT modeli, Microsoft 365 ili Google Workspace, Vaš računovodstveni program
Uključene usluge: Automatizacija poslovanja, AI integracije, Softver po mjeri

Rješenje ukratko

5povezanih sustava

2vrste dokumenata koje se automatski očitavaju

1dispečerska ploča za sve pošiljke

1provjera dispečera prije potvrde naloga

Djelatnost

Špediter živi od dokumenata i točnih termina.

Nalog za prijevoz stiže e-poštom, najčešće kao PDF u obliku koji koristi kupac, i mora postati pošiljka s kamionom, vozačem i dva termina. Tijekom vožnje kupac želi znati gdje je roba. Nakon toga se potpisani dostavni dokument mora vratiti prije nego što se može izdati račun. Svaki je od tih koraka malen, a svakog ih dana ima na desetke.

Kamo odlazi vrijeme

Dispečeri su svaki nalog upisivali u tablicu i u program za fakturiranje. Planiralo se u toj tablici i telefonom s vozačima. Kupci su zvali i pitali gdje im je roba, a dispečer je zvao vozača da sazna. Potpisani dostavni dokumenti stizali su kao fotografije u aplikaciji za poruke i ručno su se povezivali s pošiljkama. Računi su izlazili kasno jer nitko nije bio siguran koji su se dokumenti vratili.

Svaki nalog za prijevoz upisuje se dvaput
Pitanja kupaca o statusu cijeli dan prekidaju dispečere
Dostavni dokumenti stižu kao fotografije i povezuju se ručno
Računi čekaju dok netko ne potvrdi da je dokumentacija potpuna

Jedan sustav oko načina na koji se posao radi

Dispečerska ploča danas

Utovareno, na putu prema istovaruKamion 107:40
Čeka na utovaru, termin je prekoračenKamion 208:15
Isporučeno, dokument fotografiranKamion 309:05
Nalog potvrđen za sutraPartner09:30

01
Nalozi za prijevoz očitavaju se iz sandučića: naručitelj, adrese, termini i roba izdvajaju se i prikazuju dispečeru na potvrdu
02
Dispečerska ploča s pošiljkama, kamionima i vozačima, na kojoj se nalog dodjeljuje povlačenjem na vozilo
03
Aplikacija za vozače za prihvat posla, oznaku utovara i istovara i fotografiranje dostavnog dokumenta
04
CMR i otpremnice očitavaju se i povezuju s pošiljkom, a potpisi koji nedostaju i napomene posebno se označavaju
05
Stranica sa statusom za svakog kupca, s poveznicom koja se šalje kad je pošiljka potvrđena
06
Završene pošiljke s priloženim dokumentima predaju se vašem računovodstvenom programu kao nacrti računa

Kako projekt teče

Četiri koraka, proces po proces

01
Mapiranje procesa
Pratimo tjedan dana pošiljki od e-poruke s nalogom do računa i prikupljamo primjere dokumenata koje šalju vaši kupci.
02
Pilot na jednom procesu
Prvo u rad ide zaprimanje naloga, za kupce koji šalju najviše naloga, a dispečer potvrđuje svaki.
03
Proširenje
Slijede dispečerska ploča i aplikacija za vozače, a zatim stranica sa statusom za kupce i predaja u fakturiranje.
04
Održavanje
Pratimo točnost očitavanja kako se pojavljuju novi oblici dokumenata i održavamo integracije.

Što se mijenja za tim

Dispečeri provjeravaju očitane naloge umjesto da ih upisuju
Svi vide isti plan, uključujući i tko kasni
Dostavni dokumenti prilažu se pošiljci čim ih vozač fotografira
Računi se pripremaju iz završenih pošiljki, a ne iz popisa podsjetnika

Nalog se potvrđuje umjesto da se prepisuje i ostaje jedan zapis od e-poruke do računa. Kupci sami provjeravaju status, pa dispečere rjeđe prekidaju. Fakturiranje kreće od pošiljki kojima su dokumenti već priloženi.

Složeni scenarij temeljen na tipičnim projektima u ovoj djelatnosti. Ne opisuje imenovanog klijenta, a ogledni podaci su ilustrativni.

Isti radni dan, prije i poslije

Kako nekoliko običnih trenutaka izgleda kad je sustav u svakodnevnoj upotrebi.

PrijePoslije

Nalog stiže e-poštomDispečer otvara PDF i upisuje ga u tablicu i u program za fakturiranje.Nalog se očitava i prikazuje uz izvornik, a dispečer ga potvrđuje ili ispravlja.

Planiranje sutrašnjeg danaPlan je list u tablici i niz telefonskih poziva.Pošiljke se dodjeljuju na ploči, a vozači svoje poslove vide u aplikaciji.

Kupac pita gdje je robaDispečer zove vozača, a zatim uzvraća poziv kupcu.Kupac otvara stranicu sa statusom; vozač ga je ažurirao na utovaru.

Roba je isporučenaFotografija dokumenta stiže u chat i poslije se negdje sprema.Fotografija se snima u aplikaciji, očitava i prilaže pošiljci.

FakturiranjePrije svakog računa netko provjerava koji su se dokumenti vratili.Pošiljke s potpunom dokumentacijom pojavljuju se kao nacrti računa za pregled.

Pitanja iz ove djelatnosti

Svaki nam kupac šalje naloge u drugom obliku. Mogu li se očitati?

U većini slučajeva mogu. Model čita dokument kao što bi ga čitala osoba, pa mu ne treba predložak po kupcu. Ono u što nije siguran posebno se označava, a dispečer potvrđuje svaki nalog prije nego što postane pošiljka.

Što je s rukom pisanim napomenama na CMR-u?

Tiskana polja očitavaju se pouzdano, rukopis slabije. Sustav bilježi da postoji napomena ili potpis i prikazuje sliku osobi, koja odlučuje što to znači.

Može li se povezati s našim praćenjem vozila?

Ako vaš pružatelj praćenja nudi sučelje za čitanje položaja, možemo ih prikazati na ploči i na stranici sa statusom. To provjeravamo tijekom mapiranja, prije nego što išta obećamo.

Radimo i s partnerskim prijevoznicima. Treba li im aplikacija?

Ne treba. Partner može dobiti nalog e-poštom s poveznicom za potvrdu i učitavanje dostavnog dokumenta. Pošiljka se prati na istoj ploči.